Stecken Fehler in der Buchhaltung und sind viele Zahlen ungeklärt, wird auch die Firma irgendwann vor ernsthaften Problemen stehen. Mit einer Buchhaltungssoftware kann man diesem Übel aus dem Weg gehen und den Konkurs der eigenen Verdienststelle abwenden. Ganz gleich, ob man als Freiberufler nur ein paar Tausender im Jahr verdient oder aber auch sechsstellige Summen sammelt – mithilfe eines derartigen Programmes kann man sicher gehen, dass am Ende nicht noch irgendetwas verloren geht.

Welche Buchhaltungssoftware ist die richtige?

Pauschal lässt sich das nicht so einfach sagen, welche Buchhaltungssoftware die richtige ist. Dies entscheidet sich je nach Fall und Vorkenntnisstand. Bevor man zu einem Programm greift, sollte man sich selbst einschätzen. Wie ausgereift sind die persönlichen Kenntnisse, wie ausführlich will ich die Buchhaltung machen? Gerade der zweite Aspekt spielt für die richtige Wahl eine entscheidende Rolle. Wer einfach nur alles monatlich zusammentragen möchte, dem reicht in den meisten Fällen eine einfache Software, bei der nur wenige Schritte absolviert werden müssen. Falls man die einzelnen Daten dann am Monatsende dem Steuerberater übermitteln will, sollte auf jeden Fall darauf geachtet werden, eine Buchhaltungssoftware zu nutzen, die eine Datev-Schnittstelle sowie ein integriertes Elster-Modul besitzt und Datev-kompatibel ist. Wer schon etwas weiter ist, darf dabei zu einer Variante greifen, bei der man Buchungsvorlagen anlegen kann. Dies sorgt dafür, dass sich vieles automatisieren lässt. Um dies schaffen zu können, sind Kenntnisse nicht nur von Vorteil, man muss sie haben. Viele Steuerberater und ihre einzelnen Mitarbeiter übernehmen das Anlegen dieser Vorlagen, was es den Klienten einfacher macht, da sie die einzutragenden Komponenten nur noch einfügen müssen. Für den Fall, dass man die komplette Buchhaltung selbst abwickeln möchte, empfehlen sich komplexere Programme. Durch eine Online-Hilfefunktion würde die Software einen korrekten Umgang ermöglichen. Auch ein Abschreibungsrechner ist von Nöten, Vorlagen zur Bilanzerstellung ohnehin. Desto komplizierter und vielfältiger die Buchhaltungssoftware ist, umso größer sollten auch die Vorkenntnisse desjenigen sein, der mit ihr arbeitet. Nicht umsonst werden im Bereich der Buchhaltung noch immer Menschen über Jahre hinweg ausgebildet. Mal eben so lassen sich die Grundlagen nicht erlernen, mit einer richtigen Software aber ist es zumindest leichter, alles zu bewerkstelligen. Vor Fehlern bei der Eingabe schützen einzelne Sicherungen, die das Eingegebene mit anderen Werten wie dem Finanzkontostand abgleichen und so Fehlerquellen erkennen. Richtig gut ist die Funktion der so genannten Übungsfirma, bei der die Nutzer vorab das Programm und alle Möglichkeiten kennenlernen können.

Was gibt es für welchen Preis?

Generell gilt für die Sparte der Buchhaltungssoftware das Gleiche wie für andere Programme auch. Mit den stetig wachsenden technischen Möglichkeiten steigt auch die Quantität der Anbieter. Was einst bei KHK und Lexware begann, wird heute auch von vielen anderen Anbietern wie WISO oder Collmex angeboten. Genau genommen wurde auch in Sachen Qualität ordentlich zugelegt. Eine einfache und nicht wirklich komplexe Ausführung bekommt man mittlerweile schon als Freeware im Internet. Hierbei handelt es sich keinesfalls um Demoversionen, sondern vollständige Programme, wenngleich diese doch etwas abgespeckter sein dürften. Damit wird eine Buchhaltung zwar ermöglicht, aber lediglich in kleinster Form abgedeckt. Wichtig ist anzumerken, dass derartige Versionen häufig in kleinen Zeitabständen Updates benötigen. Für den Kleinunternehmer eignen sich Vertreter, die zwar etwas kosten, aber noch im preiswerten Bereich angesiedelt sind. Ab 20 Euro erhält man schon sehr komplexe Software, die entweder im Baukastensystem oder als Komplettpaket vorliegt. In der Regel sind die Programme des unteren Preisrahmens kompliziert strukturiert und erfordern einen ausgereiften Kenntnisstand des Nutzers. Weiß dieser, womit er es zu tun hat, kann er auch bei geringen Kosten ein gut funktionierendes Programm erhalten. Anzumerken ist dabei auch, dass die einzelnen Versionen im Regelfall nur für ein Jahr reichen und dann eine neuere Version oder gar ein komplett neues Programm besorgt werden muss. Wer dem aus dem Weg gehen möchte, der muss schon etwas tiefer in die Tasche greifen. Zwischen 300 und 400 Euro sollte man löhnen, wenn man allen Anforderungen gerecht werden möchte. Die regelmäßige Wartung ist dann enthalten und sorgt dafür, dass die benutzte Version stets auf dem aktuellsten Stand ist und sich seine Updates kostenfrei selbst zieht. Selbstverständlich gibt es auch eine Art der Mietversion. Bei einer Online Buchhaltungsversion zahlt man einen monatlichen Betrag und darf die Funktionen im Internet nutzen. Hier lassen sich verschiedene Vertreter mit dem unterschiedlichsten Nutzerniveau finden.

Vom Freiberufler bis zum Großunternehmer

Wie bereits erwähnt – Buchhaltungssoftware kann sich für jeden lohnen und beim Geldverdienen helfen. Heutzutage haben die einzelnen Anbieter ihre Produkte auch auf die jeweiligen Zielgruppen ausgerichtet. Für Freiberufler beispielsweise entfällt die Komponente einer Bilanzerstellung. So muss am Jahresende lediglich die Einnahmenüberschussrechnung bewältigt werden. Dies können bereits sehr simpel konstruierte Programme schaffen. Natürlich sollte man auch abwägen, wie viele Personen mit dranhängen. Hat ein Freiberufler noch Angestellte, reicht zumeist eine günstige Buchhaltungssoftware nicht mehr aus. Das hängt damit zusammen, dass die kostenlosen Programme nicht auf mehrere Personen ausgerichtet sind. Je umfangreicher die Buchhaltung wird, umso komplexer sollte auch das Programm sein. Schließlich trägt das positiv zur Sicherheit der Zahlen bei. Die Möglichkeiten einer Rücksicherung bzw. Datensicherung sind bei einer bestimmten Größe und Anzahl einfach notwendig, bei den meisten kostenfreien Downloads ist das aber nicht inbegriffen. Noch wichtiger ist diese Problematik für einen Kleinunternehmer. Wer zwischen 17.500 und 50.000 Euro im Jahr Umsatz schreibt, ist zwar von der Umsatzsteuer befreit. Das Gegenüberstellen aller Einnahmen und Ausgaben ist aber trotzdem zwingend nötig. Über das Eintragen in eine Excel-Liste sorgen viele Programme für eine sehr sichere Bearbeitung, Fehler sind bis aufs Geringste minimiert. Schwieriger wird es dann natürlich, wenn die obere Grenze erreicht ist und man die Umsatzsteuer mit angeben muss. Das in jedem Fall müssen bilanzpflichtige Unternehmen machen. Liegt der Gewinn über 50.000 Euro oder der Umsatz bei mehr als einer halben Million, schadet es durchaus nicht, auch in Bezug auf die Buchhaltung notwendige Kosten zu tragen. Entweder geschieht das in Form einer Festanstellung für den Steuerberater oder aber man greift zu einer Buchhaltungssoftware der oberen Preisklasse. Nur dann ist sicher, dass alle Abrechnungen und Eintragungen richtig erfolgen.